大学生も社会人も、欠席を伝えるメールは非常に重要なコミュニケーションの手段です。適切に書くことで、受け手に良い印象を与えることが可能です。
では、どのようにしてメールを書けば正しいのでしょうか？
欠席の理由によって使うべき表現が異なります。この記事では、効果的な欠席通知メールの書き方を解説します。
たとえば、体調不良やスケジュールの重複が原因でイベントや会社の説明会を欠席する必要がある場合、どのようにして適切に欠席を伝えるか見ていきましょう。
【社会人向け：欠席通知メールの書き方】
説明会を欠席する際の適切な連絡方法は以下の通りです。
無断欠席は避ける: 無断で欠席すると、将来的にその企業のイベントへの参加が拒否されるリスクがあります。
前日までに連絡を入れる: メールや電話で、できるだけ前日までに連絡を入れましょう。ウェブサイトを通じてのキャンセル手続きが可能な場合もあります。
当日は電話で連絡を: 当日に欠席を決めた場合は、直接電話で伝えるべきです。
メールは見落とされがちですので、電話での連絡が確実です。
担当者が不在の場合は、必ず伝言を残してください。
【社会人の欠席通知メール例文】
〇〇株式会社
△△部門
担当者 ××様
いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
△月×日に予定されている就職活動セミナーに参加する意向でしたが、残念ながら体調不良で参加できなくなりました。
突然の連絡となり、大変申し訳ございませんが、今回は欠席させていただきます。
ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
大学生のための欠席通知メールの書き方
相手に良い印象を与えるためには、欠席の理由を適切に伝えることが重要です。
以下に、効果的な欠席通知メールを作成するためのポイントを示します。
理由を具体的に記述する: 信頼性を高めるため、欠席の理由は詳細に説明しましょう。
例えば、「昨夜から高熱が続いており、インフルエンザの可能性があるため」と明確に書くと良いでしょう。
積極的なフォローアップを提案する: 欠席後に授業の内容をどのようにフォローするかを提案することで、学ぶ意欲を示すことができます。
教員への配慮を示す: メールには担当教員への配慮を表す言葉を含め、礼儀正しく伝えることが大切です。「お手数をおかけしますが…」といった表現を使うと印象が良くなります。
欠席通知メールの例文（大学生向け）
件名：5月10日 心理統計学クラスの欠席通知
本文：
〇〇先生
□□大学●●学部△△学科2年の〇〇〇〇（学籍番号：1234567）です。
本日5月10日に予定されている心理統計学の授業ですが、昨晩からの発熱により体調を崩しております。
インフルエンザの可能性があるため、医師の診断を受ける予定です。
診断書が必要な場合は、後日提出させていただきます。
関連して、本日の授業資料を後日いただけますか？
また、欠席に伴う補充課題があれば教えてください。
次回の授業までに内容を自習し、遅れを取り戻す予定です。
急な連絡となりご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いです。
〇〇〇〇
□□大学●●学部△△学科2年
学籍番号：1234567
メール：xxxxx@yyyy.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX
欠席通知メールは、具体的な理由と積極的なフォローアップの意思を示すことが重要です。事前にテンプレートを準備しておくと、必要なときに素早く対応できます。
ご覧いただきありがとうございました！
