ビジネスメールでは通常、一つのメッセージに一つの主題を持たせるのが理想とされていますが、実際には複数の内容を一通のメールで伝えたいという状況も少なくありません。
そんな時、どのようにして相手にスムーズかつ明確に情報を伝えられるかが鍵となります。
本稿では、ビジネスメールでの話題の切り替え方や、敬語を駆使した表現方法についてご紹介します。
ビジネスメールでの話題転換法
話題を変える際には、次の三つのアプローチが有効です。
直接的な表現を用いる：「別件でございますが」や「話は変わりますが」といったフレーズで、直接的に話題転換を告げる方法。
転換用の接続詞を活用する：「さて」や「ところで」といった接続詞を利用して、自然に話題を移行させます。
話題の多様性を冒頭で示す：「本日は二点、ご報告がございます」といった形で、メールの始めに話題が複数あることを告げます。
話題転換時のポイント
新しい主題の意図をはっきりさせる：次に取り上げる内容の目的や理由を明確にし、前のトピックからの区別をつけます。
内容の構成を整理する：一つの話題が完結したことを確認した上で、新しい話題へと移ります。
前の話題とのつながりを示す：もし前後のトピックに関連性がある場合は、それを示すことで流れをスムーズにします。
メールでの別件伝達時の敬語表現
「話は変わりますが」はそのまま使用しても適切ですが、「お話は変わりますが」や「別件でございますが」といったバリエーションもあります。
新しいメールで伝えるべきか
場合によっては、全く新しいメールを作成して情報を伝える方が適切なこともあります。特に、現在のメールとは無関係、または大きく異なる話題である場合には、新たにメールを立てることを推奨します。
まとめ
複数のトピックを一つのビジネスメールで扱う際には、相手に伝わりやすいように工夫することが大切です。
本稿で紹介した技術や表現法を活用し、効率的なコミュニケーションを目指しましょう。
